CLAVES PARA SER MÁS EFICIENTES EN EL TRABAJO

Todos podemos ser más eficientes en el trabajo. Conseguirlo hará que seamos más apreciados por la empresa, pero también que podamos llegar a disfrutar de más tiempo libre.

Terminar el trabajo dos horas antes, e incluso más, es posible. La clave está en analizar y ordenar. El análisis ayuda a identificar esas actividades o rutinas que no aportan nada, pero, en cambio, sí quitan tiempo. El orden hace que todo fluya mejor y más rápido.

Es frecuente la sensación de que se tiene mucho que hacer y muy poco tiempo para ello. También es habitual esa idea de que el tiempo se pasa volando y no se logra avanzar tanto como se debiera en las tareas diarias. Con las tácticas adecuadas, no solo se puede terminar el trabajo dos horas antes, sino que desaparece esa idea de falta de tiempo.

Estas no son ese tipo de fórmulas que cambian todo por completo, como por arte de magia. Se trata de estrategias que se deben aplicar con disciplina y empeño para que funcionen. Si hay suficiente compromiso, es probable que puedas terminar el trabajo dos horas antes y tener más tiempo para ti. Veamos cómo.

1. Identificar y eliminar una microtarea diaria que no es relevante

Para terminar el trabajo dos horas antes puedes comenzar por observarte. Lo más adecuado es dedicar al menos una semana a esto. La idea es anotar todas las actividades que uno realiza en el trabajo, incluyendo aquellas más rutinarias y obvias, como encender el ordenador.

La información que recopilemos tendrá aún más valor si medimos el tiempo que dura cada actividad. Es cierto que el ejercicio puede ser un poco tedioso, pero solo dura una semana y va a dar la base para lo que sigue. Ahora, ¿qué sigue? Identificar las microtareas irrelevantes: esas pequeñas actividades que toman tiempo y poco aportan.

Lo recomendable es eliminar todas aquellas microtareas que pueden suprimirse, una por día. Las que no se puedan obviar, pueden reorganizarse, simplificarse o posponerse para cuando haya tiempo. En estas actividades, pequeñas y poco útiles, se va mucho tiempo valioso.

2. Las conversaciones de trabajo

Otra de las actividades que suele quitar mucho tiempo son las conversaciones de trabajo y las reuniones informales en el marco laboral. Sí que puede ser agradable quejarse del mal tiempo o intercambiar impresiones de la última película, pero quizás esto quita más de lo que da.

No se trata tampoco de convertirse en una máquina productiva para lograr el objetivo de terminar el trabajo dos horas antes. El asunto es de orden. Bien se pueden tomar pausas y durante ellas hacer vida social. Así mismo, en temas estrictamente laborales, lo indicado es ir al grano, sin rodeos. Es sorprendente la cantidad de tiempo que se puede ahorrar haciendo esto.

3. Limitar el tiempo dedicado a la revisión de los emails

Los emails son grandes enemigos del ahorro de tiempo. En realidad, son muy pocos los que tienen el carácter de impostergables. En cambio, se reciben muchos mensajes que bien pueden esperar, sin ningún problema.

Muchas veces, sin darnos cuenta, caemos en la trampa de revisar el correo cada vez que hay una notificación. El punto es que rara vez uno se limita a leer solo ese correo y volver al trabajo.

Lo usual es que uno se detenga demasiado tiempo, abriendo uno que otro mensaje, sin que esto sea necesario. Lo mejor es destinar una hora para revisar los emails, ojalá al final del día.

4. Realizar una buena planificación

Este es un consejo clásico. La planificación es fundamental para ahorrar tiempo, siendo uno de los factores que más ayuda a terminar el trabajo dos horas antes. No se trata de elaborar una agenda sin más, sino de hacerlo con un criterio de priorización.

Te recomendamos que empieces la jornada con las tareas más exigentes, o al menos, que no las dejes para el final. Primero quiere decir al comienzo de la semana y a primera hora del día. Lo aconsejable es realizar esas actividades antes que otras, incluyendo reuniones o revisión de la bandeja de entrada de tu correo. Para el final del día es recomendable dejar las tareas más rutinarias.

5. Nunca hay que esperar nada ni a nadie por más de 10 minutos

A veces se pierde mucho tiempo esperando. La idea es no permitir esperas de más de 10 minutos, ya que pasada esa barrera se cae en una mala administración del tiempo. No se puede incluir un rato muerto en la jornada y dejar que se extienda sin más.

Lo indicado en estos casos es posponer. Si no es posible seguir con la rutina normal, porque se requiere de ese algo o alguien para continuar, siempre es bueno tener a la mano las tareas que se pueden realizar cuando hay uno de estos obstáculos.

Estas son tan solo algunas ideas que pueden ayudar a terminar el trabajo dos horas antes. Es posible incluso que podamos ahorrar más tiempo. En general, todo se basa en observarse y, a partir de esto, reorganizar las actividades de una forma más eficiente.